Privacy- en cookieverklaring

Laatst bijgewerkt op 28 februari 2025

Bij SendSmart hechten we veel waarde aan je privacy en verwerken we je persoonsgegevens zorgvuldig. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dit doen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

SendSmart, gevestigd in Almelo, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Heb je vragen? Mail ons op support@sendsmart.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten, contact met ons opneemt of onze website bezoekt. Dit gebeurt op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst → Voor het verwerken en verzenden van je bestellingen.
• Wettelijke verplichting → Voor administratieve en fiscale doeleinden.
• Gerechtvaardigd belang → Voor het verbeteren van onze website, klantenservice en marketingactiviteiten.
• Toestemming → Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en marketingmails (je kunt deze toestemming op elk moment intrekken).

De gegevens die we verwerken kunnen bestaan uit:

• Naam, bedrijfsnaam en contactgegevens
• Adres- en factuurgegevens
• IP-adres en websitegebruik
• Betaalgegevens (via externe betalingsproviders)
• Marketingvoorkeuren en interacties met onze website

3. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Per categorie gelden de volgende bewaartermijnen:

• Factuur- en betaalgegevens → 7 jaar (belastingwetgeving).
• Klantgegevens → Tot 2 jaar na het laatste contactmoment.
• Marketinggegevens → Tot 2 jaar na de laatste interactie of totdat je je afmeldt.
• Marketingtools: Google Analytics 14 maanden, Hotjar 12 maanden, en bij Microsoft Clarity worde sessieopnamen 30 dagen en heatmaps 13 maanden bewaard

4. Delen we je gegevens met derden?

SendSmart verkoopt je gegevens niet en deelt ze alleen als dat nodig is. We werken samen met externe partijen zoals:

• Verzend- en betaalproviders (bijv. DHL, Mollie)
• Marketingtools (bijv. Google Analytics, Leadinfo, Hotjar)
• IT-dienstverleners (bijv. hosting, beveiliging)

Wanneer we derden inschakelen, sluiten we verwerkersovereenkomsten om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig blijven.

Als je gegevens buiten de EU worden verwerkt (bijv. door Google in de VS), zorgen we ervoor dat dit gebeurt volgens het EU-US Data Privacy Framework of andere passende maatregelen.

5. Cookies en trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies om onze website goed te laten werken en te verbeteren. Je kunt je cookie-instellingen altijd aanpassen.

Welke cookies gebruiken we?

• Functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de site).
• Analytische cookies (helpen ons de site te verbeteren, bijvoorbeeld via Google Analytics).
• Marketingcookies (gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties en leadtracking).

Google Analytics

• IP-adres wordt geanonimiseerd.
• Geen data gedeeld met andere Google-diensten.
• Bewaartermijn: maximaal 14 maanden.

Leadinfo (B2B tracking)

Leadinfo herkent bedrijfsbezoeken op onze website via IP-adressen. Dit gebeurt op basis van openbaar beschikbare informatie. Je kunt je hier afmelden.

Hotjar & Microsoft Clarity (UX-analyse)

Om onze website te verbeteren, gebruiken we Hotjar en Microsoft Clarity. Deze tools verzamelen data over klikgedrag en muisbewegingen, maar slaan geen identificeerbare informatie op. Zie de privacyverklaring van Hotjar en de FAQ van Microsoft Clarity voor meer informatie.

6. Jouw rechten

• • Inzage, correctie en verwijdering → Je mag altijd je gegevens opvragen of laten wijzigen.
  • Beperking of bezwaar tegen verwerking → Je kunt aangeven dat je wilt dat we je gegevens minder of niet meer gebruiken.
  • Gegevensoverdracht (dataportabiliteit) → Je kunt je gegevens in een digitaal formaat opvragen.
  • Toestemming intrekken → Bijvoorbeeld voor marketingmails of cookies.
  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat we niet correct met je gegevens omgaan. Dit kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wil je van deze rechten gebruik maken? Mail ons op support@sendsmart.nl. We reageren binnen 5 werkdagen.

7. Hoe beschermen we je gegevens?

• Technische beveiliging → Versleuteling, firewalls en beveiligde servers.
• Organisatorische maatregelen → Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang.
• Datalekprocedure → We handelen snel en melden ernstige datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Contact en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Mail ons op support@sendsmart.nl.