Hoe verstuur ik automatisch track & trace e-mails naar mijn klanten?

Het verzendsysteem van SendSmart biedt de mogelijkheid om e-mailnotificaties met track & trace-informatie naar je klanten te versturen. Dit gebeurt wanneer een zending volgbaar wordt op de website van de vervoerder. De e-mailnotificatie is te personaliseren en linkt de ontvangende partij door naar de officiële tracking-pagina van de vervoerder.

Ga via het menu instellingen naar e-mailnotificatie.

Je kan zelf aangeven of je hiervan gebruik wil maken en zo ja, wat het onderwerp en de inhoud van het bericht moet zijn. Maak hier ook de keuze of je de track & trace-mail verstuurd wil hebben op het moment dat het pakket in het sorteercentrum van de vervoerder is, of direct na het afdrukken van het verzendlabel.

Let op! De e-mailnotificatie is niet aan te passen in HTML ( bijvoorbeeld om de opmaak aan te passen).

Inhoud van e-mail instellen

Er is een aantal variabelen (altijd in het Nederlands gedefinieerd) die je kan invoegen bij de Inhoud van de e-mail. Deze wordt automatisch vervangen door informatie over de zending, als de e-mail verstuurd wordt:

Ontvanger

• ?naam ((bedrijfs)naam van de ontvanger)
• ?_naar_tav (contactpersoon van de ontvanger)
• ?tracktrace (track & trace link)
• ?afleverAdres (adres van de ontvanger of pakketpunt in geval van parcelshop levering)
• ?referentie (referentie van de zending)

Afzender

• ?_van_email (e-mailadres van de afzender)
• ?_van_naam (naam van de afzender)
• ?_van_contactpersoon (contactpersoon van afzender)

Taal instellen

Ook kan in meerdere verschillende talen een e-mailnotificatie verstuurd worden op basis van het land van de ontvanger. Indien het land van de ontvanger niet voldoet aan de gedefinieerde talen, wordt de e-mailnotificatie in het Engels verstuurd.

Je eigen e-mailadres als afzender instellen

Standaard staat bij e-mailnotificaties ingesteld dat je eigen bedrijfsnaam zichtbaar is, maar dat noreply@sendsmart.nl het e-mailadres van de afzender is. De ontvanger ziet je bedrijfsnaam als afzender en ziet niet dat de e-mail namens Parcel Pro wordt verstuurd. Dit betekent ook dat je klanten via de huidige instellingen de track & trace-mail niet kunnen beantwoorden.

1. Ga in het verzendsysteem via het menu instellingen naar e-mailnotifcatie
2. Als je activeer e-mailnotificatie nog niet hebt aangezet moet je dat eerst doen. Op die manier geef je toestemming om de track & trace-mails vanuit Parcel Pro te versturen.
3. Vul bij afzender e-mail je eigen e-mailadres (bijv. info@uwbedrijfsnaam.nl) in en bij afzendernaam het volgende: ?_van_email.
4. Je krijgt een e-mail ter bevestiging, klik op de link in de e-mail. Als je e-mailadres met succes gevalideerd en bevestigd is, zie je staan Gelukt.

   Dit waren de stappen voor optie 1, ga voor optie 2 verder met stap 5.

5. Nu is het tijd om machtiging te krijgen van de mailserver om de track & trace-mails te versturen namens je domein via een DNS-configuratie. Als je dit niet zelf kan doen, neem dan contact op met je hostingpartij.
6. Ga naar het controlepaneel van je domein/hosting. Voeg “a:login.parcelpro.nl” toe aan het SPF record van het e-mailadres om ervoor te zorgen dat dit e-mailadres als afzender van de e-mail notificatie kan worden gebruikt. Zolang we dit niet kunnen valideren na het opslaan van je instellingen, gebruiken we het e-mailadres als antwoordadres (optie 2). Ga na de DNS configuratie naar de e-mailnotificatie pagina in het verzendsysteem en klik op de button opslaan linksonder. Je ziet nu onder het e-mailadres veld staan of de SPF record geldig is. Het instellen is klaar!

Heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op via support@sendsmart.nl of 0548 51 29 22.

—

*Betaal je nu te hoge verzendtarieven voor pakketten en pallets? Via SendSmart profiteer je van ons inkoopvoordeel, snelle & persoonlijke helpdesk en gratis webshopkoppelingen.